カテゴリー別アーカイブ: 会計ソフトのレスキュー隊

判断の軸がブレないように心がける

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判断の軸がブレないように心がける

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税理士 大林 茂樹

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情報に変な偏りはないか?

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情報に変な偏りはないか?

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相続ソムリエ
税理士 大林 茂樹

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会計期間の拘束を破壊せよ!

お客様から,会計ソフトで前期比較の試算表が出ないというご質問がありました。
丁寧に説明したつもりですが,やはりどうしても出ないとのことでした。

そんなハズはないと思いましたが,よく考えるとご質問のお客様
創業一年目でした。
そもそも,前期のデータなどあるわけないんですね。

お客様が知りたかったのは,売上の月次推移をみたかったようです。
これで,めでたしめでたしで終わるのかと思いましたが,素人さんらしい?
でも,非常にするドイ質問が飛び込んで来ました。

そもそも,会計期間ってなんですか?
決算期を決めたのは,たしかにわたしですけど,会計ソフトって会計期間の合計しか出てこないじゃないですか?

例えば,去年の8月から今年の7月末の合計がなんで出てこないんですか?
わたしが,興味あるのはそこなんですけどね?

なんか会計期間で勝手に区切られちゃってるじゃないですか?
たしかに,申告はそれでいいかも知れないですけど,なんか納得出来ないんですよね。

いやはや,非常にするドイ質問です。
むしろ,こうした疑問は,われわれ専門家が常日頃疑問に思っていないといけないのかも知れません。

会計ソフトの累計額は,常に会計期間で区切られた期間での累計額です。
たしかに,経営者の情報として,会計期間で区切られた期間の合計ではなく,単純に各月末の年間合計を知っておきたいというのは,よくわかります。

専門的にいうと,会計期間で区切られた累計額ではなく,各月末の年間合計額のことを年計といいます。
ところが,会計ソフトは通常,年計を出す機能がありません。

出せたとしても,売上と売上原価といったところでしょうが,一般に市販されているお手頃価格の会計ソフトでは,それすらムリです。
もちろん,外注費や広告宣伝費といった細かいところまでは出せません。

もし,知りたいということでしたら,現状では表計算ソフトで作成するしかないということですね。
弊事務所では,ご依頼があれば主要科目について年計データを提供しております。

もちろん,顧問契約があって,未払いなく報酬をお支払いいただいているお客様限定です。

試算表を会計期間に沿ってみるだけでなく,ときには会計期間の拘束を破壊することも必要かも知れません。
いろんな切り口でデータをみることで,意外な発見があるものなんですね。

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会計ソフトで扱えないデータ

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お客様から,会計ソフトで扱えないデータはどんなものがあるか教えて欲しいというご質問がありました。

なんで,こんな質問が出るのだろうか疑問に思いましたが,だんだん質問の意図がわかってきました。

会計ソフトから出てくるデータだけでは,満足出来なくなってきたということのようです。
試算表の読み方に関心を抱き,疑問が出てくるのは,嬉しい限りです。

では,会計ソフトでは扱えないデータとは何でしょうか?
残念ながら,会計ソフトでは,商品別,顧客別,地域別,拠点別のデータが原則として出来ません。

補助科目等の設定や仕訳検索等を駆使して,ある程度集計することは可能ですが,やはり限界があります。

特に,商品別,顧客別,地域別の粗利については,お手上げです。
当たり前すぎて,疑問にすら思いませんでしたが,そもそも売上総利益の元帳って会計ソフトがら出てこないんですよね。

もし会計ソフトから売上総利益の元帳が出てきて,商品別,顧客別の内訳が出てきたら,良いのですが,残念ながら会計ソフトから売上総利益の元帳を出力することは出来ません。

売上と売上原価を単純に差し引いているだけなので,明細が細かく出るような仕組みになっていないのです。

商品別や顧客別の粗利の内訳を知りたいのであれば,会計ソフトとは別の枠組みが必要なのです。
本格的に集計したいということであれば,販売管理ソフトの導入が不可欠です。

会計ソフトと販売管理ソフトの違いをカンタンにまとめると下記の図のようになります。
無題

会計ソフトで集計される売上や仕入は,一会計期間の合計値を集計した結果であって,お客様の希望するような切り口で縦横無尽に解析できるわけではないのです。

数字のことは会計事務所にすべて任せっきりにしておけば,経営に必要なデータが何でも揃うというのは,誤りということですね。

会計ソフトで扱える情報に限界がある以上,会計事務所が用意できるデータにも限界があるということです。

商品別,顧客別のデータは,規模が小さいうちはカンタンなスプレッドシートで大まかにつかむ感覚でいいかも知れません。

これらは,会計ソフトでは出来ないので,会社が独自に持っておくべきデータなのです。

もちろん,こうした商品別,顧客別のデータをアウトソーシングすることも出来ますが,高いですよ(^_^;)

会社が創業まもなく,規模が小さければ試算表だけで充分です。
でも,ある程度の規模になったら,商品別,顧客別のデータとあわせて,試算表を見て欲しいと思います。

会社が用意したデータと会計事務所が用意したデータがお互いに補完しあうことで,本当の意味で,経営に役立つ資料となってくるわけです。

いくら試算表を見栄え良くして,グラフを作って見える化をしても,それだけでは片手落ちということですね。

会計事務所が用意できるデータと特徴と限界を知ることは,意外と不文律になっているような気がします。
より良い顧客サービスを構築するうえで,知っておいて欲しいことですね。

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